Privacy en gegevensverwerking.

Bij FabLab Wageningen nemen we de privacy van onze relaties serieus – dat deden we trouwens óók al voor de AVG (de Algemene Verordening Gegevensbescherming) van kracht werd.

Wanneer en waarom we gegevens opslaan:

We slaan alleen die gegevens op, die noodzakelijk zijn om een relatie met een persoon of zaak te onderhouden voor de duur van die relatie. Denk in dit verband aan abonnementhouders, deelnemers aan cursussen / workshops, leveranciers, klanten en dergelijke. De gegevens zijn rechtstreeks verkregen van de betrokken persoon of zaak op het moment dat een relatie begint; we kopen nooit gegevens in.

Het enige geval waarin we gegevens van een derde partij doorkrijgen, is als er een groepscursus of workshop wordt aangevraagd en de organisator centraal de gegevens van de deelnemers aanlevert.

We gaan er van uit dat het aangaan van een relatie (betaling voor een abonnement, bevestiging van deelname voor een cursus en dergelijke) toestemming inhoudt voor het bewaren en verwerken van relevante gegevens.

In de zin van de AVG zijn wij als FabLab in dezen ‘verwerkingsverantwoordelijke’.

 

Wat voor gegevens we opslaan:

We slaan zowel persoonsgegevens als zakelijke gegevens op:

  • Naam, adres / woonplaats en e-mail adres.
  • Abonnementsgegevens (jaar, korting).
  • Eventuele aanvullende activiteiten (bestuur, werkgroep, cursus).
  • Bankrekening (tbv facturering).

We slaan expliciet géén ‘bijzondere persoonsgegevens’ op zoals gedefinieerd in de AVG.

 

Deling van gegevens met ‘derde partijen’:

Het is voor ons onmogelijk om alle gegevens exclusief ‘in huis’ te houden. Er zijn derde partijen die noodzakelijkerwijs over (een deel van) de gegevens beschikken, anders kunnen we niet functioneren. Het betreft de volgende partijen:

  • Triodos Bank – verwerkt onze betalingen.
  • e-Boekhouden – host het boekhoudprogramma dat wij gebruiken.
  • VimeXX Hosting – host de site van FabLab Wageningen.
  • Google – levert cloud services (shared drives)
  • Mailchimp – verwerkt onze mailings
  • StartHub – ten behoeve van toegang(scontrole) tot onze werkruimte

Bovengenoemde partijen zijn ‘gegevensverwerkers’ in de zin van de AVG. Waar noodzakelijk zullen wij met hen een overeenkomst afsluiten aangaande de veilige verwerking van gegevens, maar meestal wordt dit al geregeld in een bestaand contract. Naar aanleiding van de AVG kunnen deze contracten worden aangepast.

We delen nooit gegevens met andere derde partijen, tenzij in geconsolideerde en ge-anonymiseerde vorm. We zijn namelijk verplicht aan onze subsidieverstrekkers (Gemeente Wageningen en WUR) verantwoording af te leggen. In dit soort rapportages zijn gegevens niet tot persoonsniveau te herleiden.

 

Foto’s op website en sociale media:

Vanzelfsprekend vinden we het prettig, af en toe foto’s op onze website en sociale media te zetten over onze activiteiten. Dat valt onder ‘verslaglegging’ en ‘promotie’, zonder welke we niet kunnen functioneren, en daarom kunnen we dit in beginsel ook doen zonder expliciete toestemming van de geportretteerde vooraf – zolang we aan bepaalde zorgvuldigheidseisen voldoen. We streven er hierbij naar, dit zo anoniem mogelijk te doen, zodat foto’s niet (direct) tot personen te herleiden zijn. In de praktijk betekent dit dat we afzien van zinsnedes als ‘Joop de Vries van klas 7b van het Hoofdpijncollege te Wageningen was bij onze workshop en amuseerde zich kostelijk’ en dit anonymiseren tot ‘Middelbare scholieren waarderen onze workshops zeer’. Mocht desalniettemin een geportretteerde tóch een foto niet gepubliceerd willen hebben, dan kan dit – onder opgave van redenen – verzocht worden.

 

Wat zijn je rechten ?

Onder de AVG heeft iedere persoon en zaak een aantal rechten:

  • Het recht op inzage van alle gegevens van de betrokken persoon of zaak.
  • Het recht op wijziging / correctie van gegevens.
  • Het recht te verzoeken tot verwijdering van gegevens waar deze niet langer relevant zijn in het in stand houden van de relatie.
  • Het recht te verzoeken om stopzetting van verwerking van gegevens door derde partijen (‘gegevensverwerkers’).
  • Het recht te verzoeken tot stopzetting van publicatie van een foto op de website van FabLab Wageningen of één van haar sites op sociale media.

Verzoeken tot wijziging, verwijdering of stopzetting van verwerking of stopzetting van publicatie kunnen gericht worden aan info@fablabwag.nl. In geval van conflicten is de Autoriteit Persoonsgegevens de (landelijke) instantie waar in beroep kan worden gegaan. Vanzelfsprekend hopen we dat het niet zo ver zal komen.

Het bovenstaande kent wél een uitzondering: wij zijn verplicht gegevens die wij voor de BTW -administratie gebruiken 7 jaar te bewaren. Denk aan (bijna) alle facturen. Dat is wettelijk bepaald en daar kunnen we niets aan doen.

 

Wageningen, mei 2018.